새 프로그램을 만들었는데 직원들이 예전 엑셀만 쓰면 어쩌죠

월요일 아침, 몇 달 걸려 만든 주문 관리 프로그램을 열어 봅니다. 그런데 직원 두 명은 여전히 엑셀 파일을 메일로 주고받고 있습니다. "아직 손에 안 익어서요." 그 말에 화를 내기도 애매하죠.

이런 일은 프로그램이 나빠서만 생기지 않습니다. 쓰는 사람 눈에 새 도구는 '일이 하나 더 늘어난 것'일 때가 많거든요. 이사를 했는데 가족이 옛집 열쇠를 계속 들고 다니면 새집은 비어 있는 채로 남습니다. 새 프로그램도 같습니다. 옛 방식이 열려 있는 한 아무도 이사하지 않습니다.

안 쓰는 데에는 이유가 있습니다

직원 입장에서 생각해 보세요. 새 프로그램에도 입력하고, 거래처에 보낼 엑셀도 따로 만들어야 한다면 일이 두 배가 됩니다. 옛 방식이 클릭 한 번에 끝나는데 새 방식은 세 번 걸려도 마찬가지고요. 왜 바꾸는지 설명을 들은 적이 없다면 더하죠.

만들기 전에, 매일 쓸 사람부터 불러 앉힙니다

식당 사장님이 마음에 드는 주문 단말기를 혼자 골라 들여놨다고 해 보죠. 정작 하루 종일 쓰는 주방장은 화면이 작아 주문이 안 보인다고 합니다. 고르는 사람과 쓰는 사람이 다르면 이런 일이 생깁니다.

개발도 같습니다. 개발 업체와 이야기하는 사람은 대개 대표나 팀장인데, 화면을 하루에 쉰 번 보는 사람은 따로 있습니다. 그 사람을 한 명이라도 처음부터 회의에 넣으세요. 화면이 만들어지기 전이라도 괜찮습니다. 종이에 그린 그림만으로 "여기서 이걸 누르면 되나요?" 하고 물어볼 수 있거든요. 그 자리에서 나온 한마디가 완성 뒤의 불만 열 개를 줄여 줍니다.

옛 방식과 새 방식을 같이 열어 두지 마세요

"일단 둘 다 써 보다가 천천히 옮기죠." 듣기엔 부드럽지만 실패하기 쉽습니다. 사람은 익숙한 쪽으로 돌아가고, 새 프로그램의 자료는 점점 오래된 정보가 됩니다. 그러면 직원은 '못 믿겠으니 엑셀을 본다'가 됩니다. 아래 표에서 두 방식의 차이를 보세요.

상황	둘 다 열어 두기	날짜 정해 옮기기
입력 횟수	두 번	한 번
최신 자료	어디가 맞는지 헷갈림	한 곳
옛 파일	계속 고쳐짐	읽기만 가능
문제가 생기면	옛 방식으로 도망	바로 고쳐 달라고 요청

옛 엑셀 파일은 지우지 말고 '읽기만 되게' 바꿔 두세요. 필요할 때 볼 수는 있으니 직원도 마음이 놓입니다.

첫 2주는 새 직원 교육처럼 갑니다

새 직원이 들어오면 처음 2주는 옆에 앉아 하나하나 알려 주잖아요. 새 프로그램도 같은 대접이 필요합니다. 사용 설명서만 메일로 보내 놓고 알아서 익히라고 하면, 막힌 순간에 가장 쉬운 길인 옛 방식으로 돌아갑니다.

1. 전환 날짜 알리기옛 방식을 언제 닫는지 미리 말해 둡니다.
2. 같이 써 보기첫날 30분, 실제 업무 하나를 같이 처리합니다.
3. 매일 10분 묻기첫 주에는 막힌 곳을 매일 받아 적습니다.
4. 불편한 점 고치기적은 것을 모아 업체에 고쳐 달라고 합니다.
5. 2주 뒤 점검아직 옛 방식으로 하는 일이 있는지 확인합니다.

"불편해요"는 장면으로 모아 업체에 전합니다

직원이 "쓰기 어려워요"라고만 말하면 업체는 무엇을 고쳐야 할지 모릅니다. 장면으로 바꿔 받으세요. "거래처 전화를 받으면서 주문을 찾는데, 검색창이 세 번째 화면에 있어서 못 찾았어요"처럼 말입니다. 이 정도면 개발자가 바로 알아듣습니다.

직원에게 물을 때는 '어떠세요?' 대신 구체적인 질문이 낫습니다. 아래 질문을 일주일 뒤에 그대로 써 보세요.

업체와 처음부터 이 이야기를 하세요

공개한 날이 끝이 아니라, 직원들이 편하게 쓰기 시작한 날이 끝입니다. 견적을 받을 때 '쓸 사람과 같이 보는 시점', '공개 뒤 2주 동안 불편을 받아 고치는 일'이 계획에 들어 있는지 물어 두세요. 없다면 따로 적어 달라고 하시고요.

혜록정보기술이 하는 일은 서비스 페이지에 있습니다. 만들려는 프로그램을 누가 어떻게 쓸지 아직 막막하다면 프로젝트 문의로 지금 상황을 보내 주세요. 비슷한 고민을 업체 고르기 전 단계에서 풀고 싶으시다면 개발 외주 준비 글도 같이 읽어 보세요.