매일 하는 반복 업무, 자동화하면 정말 시간이 남을까요

월요일 아침마다 지난주 주문 내역을 엑셀에서 복사해 거래처별로 나눕니다. 파일 이름을 바꾸고, 메일을 한 통씩 보냅니다. 한 시간이 훌쩍 지나가죠. 그러다 문득 '이건 프로그램이 대신 해 주면 좋겠다' 싶어집니다.

사람이 손으로 하던 일을 프로그램이 대신 하게 만드는 걸 자동화라고 합니다. 문제는 돈을 쓰고 나서야 '이건 자동화가 안 되는 일이었네' 하고 깨닫는 경우가 있다는 겁니다. 맡길 만한 일과 아닌 일은 미리 가를 수 있습니다.

먼저 시간부터 곱해 봅니다

하루 10분짜리 일은 별것 아닌 듯해도, 한 해 근무일 250일쯤을 곱하면 2,500분입니다. 마흔 시간이 넘죠. 매주 한 시간씩 걸리는 일이면 1년에 쉰 시간이 넘습니다.

반대로 1년에 두세 번 하는 일은 한 번에 오래 걸려도 자동화 값이 잘 안 나옵니다. 만드는 데 드는 돈이 아낀 시간보다 클 수 있거든요. 첫 후보는 '자주, 똑같이' 하는 일입니다.

아래 표에 내 일을 하나씩 넣어 보세요. '같음'과 '맡길 만함'이 나란히 나오는 줄부터 보면 됩니다.

하는 일	얼마나 자주	순서	맡길까
주문서를 거래처별로 나눠 메일 보내기	매주	늘 같음	맡길 만함
영수증 내용을 엑셀 장부에 옮기기	매일	늘 같음	맡길 만함
연말 정산 자료 모으기	1년에 한 번	늘 같음	따져 봄
고객 불만 전화 받기	매일	매번 다름	사람이
견적 금액 정하기	건마다	매번 다름	사람이

규칙을 말로 적을 수 있으면 맡길 수 있습니다

자동화는 시키는 대로만 정확히 하는 신입 직원과 비슷합니다. 빠르고 지치지 않지만 눈치는 없어요. "이 거래처는 금요일에 보내 주세요"라고 알려 주지 않으면 모릅니다.

그래서 일하는 방식을 문장으로 적어 보세요. 'A 파일의 이 칸을 가져와 B 양식의 이 칸에 넣는다'처럼요. 처음 온 직원이 읽고도 똑같이 따라 할 수 있어야 합니다. 적다가 '그건 그때그때 봐서'라는 말이 나오면, 그 부분은 아직 규칙이 아닙니다.

예외가 많으면 그 부분은 사람 몫입니다

식당에서 정해진 메뉴를 받아 주방에 넘기는 일은 기계가 잘합니다. 하지만 "아이가 먹을 거라 덜 맵게요" 같은 사정을 듣고 판단하는 건 사람이 합니다. 업무도 같습니다.

열 건 중 아홉 건이 규칙대로 흘러간다면, 나머지 한 건만 사람 앞으로 따로 모아 주게 만들면 됩니다. 처음부터 예외까지 전부 맡기려 하면 비용이 껑충 뛰는데도 구멍은 남습니다. 요즘은 AI(사람처럼 글을 읽고 쓰는 프로그램)가 분류도 하지만 틀릴 때가 있으니, 사람이 확인하는 단계는 남겨 두세요. 업체에는 "예외가 생기면 어떻게 되나요?"라고 물어보세요. '담당자에게 알려 줍니다'라는 답이 나오면 잘 짠 겁니다.

엉망인 일을 자동화하면 엉망이 빨라집니다

이사 전에는 안 쓰는 물건부터 버리죠. 그냥 옮기면 쓰레기를 새집까지 비싸게 나르는 꼴입니다. 일도 마찬가지입니다.

아무도 안 보는 보고서, 같은 내용을 두 군데에 적는 일, 확인만 세 번 거치는 단계가 있다면 자동화 전에 없애는 쪽이 싸고 빠릅니다. 엑셀 파일이 여러 개 뒤엉켜 있다면 엑셀에서 시스템으로 옮길 때를 먼저 읽어 보세요. 일하는 방식을 정리하는 것이 먼저일 때가 많습니다.

작게 시작하는 순서

한 번에 다 바꾸려 하지 말고 일 하나로 시험해 보세요. 순서는 이렇습니다.

1. 일 하나 고르기자주 하고 순서가 같은 일 하나
2. 순서 적기누가 읽어도 따라 할 수 있게 문장으로
3. 한 달 시험사람이 한 결과와 나란히 놓고 비교
4. 늘리기믿을 만해지면 다음 일로

세 번째 단계가 빠지는 경우가 많습니다. 처음 한 달은 사람이 하던 방식도 같이 돌려서 결과가 같은지 보세요. 다른 곳이 나오면 규칙이 빠진 부분이니, 그때 고치면 됩니다.

어떤 일부터 맡길지 감이 안 오면 지금 손으로 하는 일을 적어 두는 것만으로도 절반은 한 겁니다. 혜록정보기술이 하는 일은 서비스 페이지에 있고, 적어 둔 목록은 아래 문의 버튼으로 보내 주셔도 됩니다.