엑셀 파일로 버티던 일, 언제 시스템으로 옮겨야 할까요

파일 이름이 '고객관리_최종'에서 '고객관리_최종_진짜'를 지나 '고객관리_최종_진짜_수정'까지 왔다면 한 번쯤 멈춰 볼 때입니다. 누가 어느 파일을 고쳤는지 모르고, 메신저로 "이게 최신 맞죠?" 하고 물어보는 일이 하루에 한 번은 생기니까요.

그렇다고 엑셀이 나쁜 도구는 아닙니다. 작은 가게는 수첩 한 권으로도 장부를 잘 굴립니다. 문제는 그 수첩을 열 사람이 같이 쓸 때 생기죠.

아직 엑셀로 충분한 경우도 많습니다

시스템을 새로 만들면 돈과 시간이 들고, 만든 뒤에도 관리해야 합니다. 고치는 사람이 한두 명이고, 줄 수가 몇백 줄이고, 틀려도 바로 눈에 띄는 일이라면 그대로 쓰세요. 혼자 쓰는 가계부를 은행 앱으로 바꿀 필요는 없으니까요.

이런 일이 생기기 시작하면 신호입니다

반대로 아래 신호가 겹치기 시작하면 이야기가 달라집니다. 서넛이 한꺼번에 보이면 도구가 일을 따라가지 못하는 겁니다. 우리 회사 상황을 하나씩 대 보세요.

이런 일이 생기면	엑셀로 버틸까	이유
고치는 사람이 한두 명	버텨도 됨	겹쳐 고칠 일이 적음
파일이 메일로 오감	슬슬 위험	최신본이 여러 개 생김
직원마다 볼 내용이 다름	옮기세요	엑셀은 칸마다 막기 어려움
고객 정보가 들어 있음	옮기세요	파일째 새어 나갈 수 있음
같은 숫자를 다시 입력함	슬슬 위험	옮겨 적다 틀림

'옮기세요'가 하나라도 있으면 미룰수록 손해입니다. 고객 정보가 든 파일이 직원 컴퓨터와 메일함에 흩어져 있다면 특히 그렇습니다.

시스템은 식당 주문 시스템과 비슷합니다

바쁜 식당에서 주문을 종이에 적어 주방에 돌린다고 생각해 보세요. 손님이 서른 명이 되면 종이가 겹치고, 같은 요리가 두 번 나갑니다. 주문 단말기를 들이면 주문이 한곳에 쌓이고, 홀 직원은 입력만, 주방은 자기 화면만 봅니다.

업무 시스템도 같습니다. 자료는 한곳에만 두고, 사람마다 볼 수 있는 범위를 나눕니다. 누가 언제 무엇을 고쳤는지도 자동으로 남고요. 다만 주문이 어떤 순서로 오가는지는 사장님이 알고 있어야 합니다. 그걸 모르면 어떤 단말기를 놔도 소용이 없죠.

옮기기 전에 이 세 가지를 적어 두세요

견적을 받으러 가기 전에 종이 한 장이면 됩니다. 문의가 들어와 기록되기까지의 순서, 파일이 있는 곳, 직원은 자기 일만 팀장은 팀 전체를 보는 식의 권한을 적어 두세요. 업체가 훨씬 정확하게 이해합니다.

1. 흐름 적기일이 오가는 순서를 한 장에
2. 파일 모으기흩어진 엑셀을 한곳에
3. 권한 정하기누가 무엇을 볼지 표로
4. 한 부분만 먼저가장 불편한 일부터 옮기기

이사할 때 집 전체를 한꺼번에 옮기려다 지치는 분이 많죠. 가장 불편한 방 하나부터 옮기세요.

옮길 때 가장 많이 빠뜨리는 것

예전 자료를 새 시스템으로 옮기는 일입니다. 새 화면보다 옛 고객 목록을 옮기는 데 시간이 더 걸리기도 합니다. 엑셀에는 사람이 알아서 넘기던 빈칸과 오타, 같은 사람의 두 가지 표기가 그대로 들어 있거든요.

업체에 물어보세요. "기존 엑셀 자료 옮기는 일도 견적에 들어 있나요?" 샘플 파일 한두 개를 먼저 보여 주면 업체가 시간을 더 정확하게 잡습니다.

혜록정보기술이 하는 일은 서비스 페이지에 있습니다. 쓰던 엑셀 파일 이야기를 그대로 프로젝트 문의로 보내 주셔도 됩니다. 견적서 읽는 법은 이 글이 도움이 될 겁니다.