AI를 처음 쓴다면 어떤 일부터 맡겨야 할까요
옆 회사가 AI를 쓴다는 말에 마음만 급해졌다면 먼저 할 일은 도구 고르기가 아닙니다. 일을 고르는 기준과, 큰돈 쓰기 전에 한 달 먼저 써 보는 방법이 있습니다.
월요일 아침에 메일함을 열면 비슷한 질문이 열 통쯤 와 있습니다. 배송은 언제 되나요, 견적서를 다시 보내 주세요, 영업시간이 어떻게 되나요. 매번 직접 답하는 일이죠. 그러다 옆 회사가 AI를 쓴다는 말을 듣고 마음이 급해집니다. 우리도 뭐라도 해야 하나 싶은 거죠.
급할수록 '무슨 도구를 살까'보다 '어떤 일을 맡길까'를 먼저 정해야 합니다. 새 직원을 뽑을 때도 첫날 무슨 일을 시킬지부터 정하잖아요. AI도 똑같습니다.
먼저 세 줄로
- 매일 반복되고 답이 정해진 일부터 맡깁니다.
- 틀리면 곤란한 일은 사람이 끝까지 봅니다.
- 큰돈 쓰기 전에 한 달만 작게 써 봅니다.
새 직원에게 맡길 만한 일이 AI에도 맞습니다
입사 첫 주 신입에게 어떤 일을 시키시나요? 설명서를 주면 바로 할 수 있는 일이죠. 자주 오는 문의에 답장 초안을 쓰고, 회의 내용을 정리하고, 종이에 적힌 숫자를 엑셀로 옮기는 일입니다. 환불을 해 줄지 말지, 계약을 어떻게 할지는 첫 주 신입에게 맡기지 않습니다.
AI도 그렇습니다. 같은 일이 반복되고, 순서를 말로 설명할 수 있고, 마지막에 사람이 훑어보면 되는 일에서 가장 잘합니다. 아래 표는 그 기준으로 일을 나눠 본 것입니다. 우리 회사 일을 하나씩 떠올리며 어느 줄에 들어가는지 맞춰 보세요.
| 일 | 맡겨도 될까 | 이유 |
|---|---|---|
| 자주 오는 문의 답장 초안 | 잘 맞음 | 질문이 비슷하게 반복됨 |
| 회의 내용·보고서 초안 | 잘 맞음 | 사람이 마지막에 고치면 됨 |
| 손으로 옮겨 적는 엑셀 정리 | 잘 맞음 | 순서가 정해져 있음 |
| 규칙이 머릿속에만 있는 일 | 먼저 정리 | 적어 두기 전엔 가르칠 수 없음 |
| 환불·계약 같은 최종 결정 | 안 맞음 | 잘못되면 책임이 따름 |
일을 고르는 질문은 세 가지면 됩니다
첫째, 얼마나 자주, 얼마나 오래 걸리나요? 하루 20분씩 한 달에 스무 번이면 일곱 시간쯤입니다. 한 달에 한 번 하는 일은 아무리 귀찮아도 AI를 붙일 만큼 아깝지 않습니다. 자주 하는 일부터 보세요.
둘째, 하는 방법을 말로 설명할 수 있나요? 옆자리 신입에게 5분 안에 알려 줄 수 있다면 AI에도 알려 줄 수 있습니다. "그냥 감으로 해요"라는 대답이 나오면 그 일은 아직 때가 아닙니다. 감을 말로 풀어 적는 일이 먼저예요.
셋째, 틀렸을 때 얼마나 곤란한가요? 사내 회의록 요약이 조금 틀리면 고치면 끝입니다. 고객에게 나가는 가격 안내가 틀리면 사정이 다르죠. 곤란한 정도가 클수록 사람이 확인하는 단계를 꼭 끼워 넣어야 합니다.
AI가 답을 지어내는 건 고장이 아니라 버릇입니다
처음 써 보면 놀라는 일이 하나 있습니다. 모르는 질문에도 막힘없이 그럴듯하게 답한다는 점입니다. 틀린 답도 자신 있게 말하죠. 고장이 아니라 원래 그런 버릇입니다.
식당 손님이 메뉴에 없는 요리를 물을 때, 좋은 직원은 "그건 저희 메뉴에 없습니다"라고 답합니다. AI에도 같은 규칙을 정해 줘야 합니다. 우리 회사가 준 자료 안에서만 답하게 하고, 자료에 없으면 모른다고 말하게 하는 거예요. 그래도 고객에게 바로 나가는 답은 처음에는 직원이 한 번 읽고 보내세요.
하나 더 있습니다. 고객 이름이나 전화번호가 든 자료를 외부 서비스에 그대로 올려도 되는지 따져 봐야 합니다. 서비스마다 입력한 내용을 다루는 조건이 다르니, 쓰기 전에 약관을 읽거나 업체에 물어보세요.
집 전체를 뜯기 전에 방 하나만 고쳐 봅니다
인테리어를 할 때 집 전체를 한꺼번에 뜯는 사람은 드뭅니다. 방 하나를 먼저 해 보고 마음에 들면 넓히죠. AI도 이 순서가 안전합니다. 일 하나를 골라 한 달만 써 보세요.
- 일 하나 고르기반복되고 답이 정해진 일
- 지금 방식 적어 두기걸리는 시간, 틀리는 횟수
- 4주 써 보기사람이 마지막에 확인
- 숫자 비교하기넓힐지, 접을지 결정
두 번째 단계를 건너뛰는 분이 많습니다. 처음 숫자를 안 적어 두면 한 달 뒤에 '나아진 것 같다'는 느낌만 남아요. 느낌으로는 다음 돈을 쓸지 말지 정하기 어렵습니다. 시간이 얼마나 줄었는지, 고쳐야 했던 답이 몇 개였는지를 꼭 세어 두세요.
자료가 여기저기 흩어져 있다면 그것부터 모읍니다
AI가 일을 잘하려면 읽을 자료가 필요합니다. 가격표는 엑셀에, 고객 이력은 카톡에, 규정은 누군가의 머릿속에 있다면 AI도 헤맵니다. 사람 신입이 와도 마찬가지죠.
이럴 때는 AI보다 자료 정리가 먼저입니다. 어디에 무엇이 있는지 한 장에 적고, 최신 버전이 어느 파일인지 정해 두세요. 이 정리만 해도 업무가 한결 가벼워지는 경우가 많습니다. 여러 프로그램을 서로 이어야 하는 일(연동이라고 부릅니다. 카카오 로그인이나 카드 결제처럼 다른 서비스를 붙이는 일입니다)은 직접 하기 어려우니, 그때는 개발 업체의 손을 빌리는 게 낫습니다.
내일 해 볼 일
- 지난 일주일 동안 반복한 일 다섯 개를 적어 보세요.
- 각각 시간이 얼마나 걸렸는지 옆에 적으세요.
- 그중 하는 방법을 말로 설명할 수 있는 일에 동그라미를 치세요.
- 동그라미 중 틀려도 덜 곤란한 일 하나가 첫 후보입니다.
혼자 정하기 어려우면
후보 일을 골랐는데 AI가 맞는지 감이 안 오거나, 시험해 볼 사람이 없을 수 있습니다. 혜록정보기술은 고객의 문제에 맞는 AI 서비스와 웹·앱 개발을 합니다. 어떤 일을 하는지는 서비스 페이지에 적어 두었습니다. 개발 업체에 견적을 받게 된다면 개발 외주 견적서, 총액보다 먼저 볼 것들도 함께 읽어 보세요. 지금 상황을 그대로 문의로 보내 주셔도 됩니다.