직원들이 AI에 회사 자료를 붙여넣고 있다는데, 괜찮을까요

직원이 거래처에서 받은 견적서를 통째로 복사해 AI에게 붙여넣고 "이거 세 줄로 요약해 줘"라고 시킵니다. 답은 몇 초 만에 나옵니다. 편하죠. 그런데 이 모습을 대표님이 처음 보셨다면 마음 한쪽이 찜찜할 겁니다. 저 내용, 지금 어디로 간 걸까요.

붙여넣은 글은 어디로 가나요

AI 채팅 서비스(글자를 입력하면 글로 답해 주는 서비스. 챗GPT가 대표적입니다)에 쓴 내용은 내 컴퓨터가 아니라 서비스를 운영하는 회사의 컴퓨터로 보내집니다. 답을 만들려면 그래야 하니까요.

문제는 그다음입니다. 보낸 내용을 얼마나 보관하는지, AI를 더 똑똑하게 만드는 데 쓰는지는 서비스마다, 요금제마다 다릅니다. 같은 서비스라도 무료판과 회사용이 다른 경우가 많고요.

동네 복사집에 서류를 맡기는 일과 비슷합니다. 복사해 달라고 맡겼는데, 사본을 가게에 남겨 두는지는 물어보지 않으면 모릅니다. AI 서비스도 약관이나 설정 화면에 그 답이 적혀 있으니, 쓰기 전에 한 번은 열어 보세요.

이런 자료는 넣어도 되고, 이런 건 안 됩니다

공개된 글을 다듬는 일과 고객 연락처를 넣는 일은 무게가 다릅니다. 아래 표는 신호등처럼 나눠 본 예시입니다. 노란 칸은 회사 사정에 따라 답이 달라지니 대표님이 직접 정해 주셔야 합니다.

자료	넣어도 되나요	이유
이미 공개한 홍보 문구	괜찮음	누구나 볼 수 있는 글
우리 회사 가격표	회사 결정	경쟁사가 알면 곤란한지에 따라
고객 이름·연락처	안 됨	개인정보라 함부로 못 보냄
계약서·견적서 원본	가려서	이름과 금액을 가리면 가능
직원 급여·인사 자료	안 됨	당사자 동의 없이 밖으로 나감

특히 조심할 것은 거래처와 맺은 비밀 유지 약속입니다. 우리 회사 자료가 아니어도, 거래처가 믿고 준 자료를 AI에 넣었다면 약속을 어긴 셈이 될 수 있습니다. 계약서에 그런 조항이 있는지 한 번 찾아보세요.

막기만 하면 몰래 씁니다

"AI 쓰지 마세요"라고 공지하면 어떻게 될까요. 일이 느려지는 건 직원이니, 개인 휴대폰으로 몰래 쓰기 시작합니다. 그러면 회사는 무슨 자료가 나갔는지 아예 알 수 없게 되죠.

새 직원이 들어오면 일을 맡기기 전에 어디까지 해도 되는지부터 알려 줍니다. AI도 같습니다. 쓰라고 하되, 규칙을 먼저 알려 주세요. 종이 한 장이면 됩니다.

1. 서비스 고르기회사에서 쓸 서비스를 한두 개로 정하세요.
2. 설정 확인입력 내용을 학습에 쓰지 않도록 설정할 수 있는지 보세요.
3. 금지 목록 적기위 표의 '안 됨' 칸을 회사 말로 한 장에 적으세요.
4. 가려서 쓰기이름과 연락처를 바꿔 넣는 습관을 알려 주세요.
5. 실수 알리기잘못 넣었다면 혼내지 말고 바로 말하게 하세요.

실수를 말했다고 야단맞는 회사에서는 아무도 말하지 않거든요. 말해야 삭제를 요청하든 거래처에 알리든 합니다.

이름만 바꿔도 위험이 많이 줄어듭니다

AI에게 필요한 건 문장의 흐름이지 고객의 실제 이름이 아니니까요.

예를 들어 "김 고객이 3월 4일 환불을 요청했고~"를 "A 고객이 지난달 환불을 요청했고~"로 바꿔 넣습니다. 답은 거의 똑같이 나옵니다. 이름, 전화번호, 주소, 계좌번호 네 가지만 바꿔도 큰 사고는 막을 수 있습니다. 내일 직원들에게 이것 하나만 알려 주세요.

서비스를 고를 때 물어볼 것

고객센터에 메일로 물어보고 답을 글로 받아 두세요.

회사 자료로 답하는 AI가 필요하다면

고객 문의나 사내 규정처럼 회사 자료를 읽고 답하는 AI를 만들고 싶을 수도 있습니다. 그때는 직원이 직접 붙여넣는 방식 대신, 자료를 안전하게 연결하는 구조를 따로 짜야 합니다. 고객 문의를 AI가 대신 받는 경우는 고객 문의에 AI가 대신 답하게 하고 싶은데, 뭘 먼저 준비하죠에서 준비물을 적어 두었습니다.

어디까지 맡기고 어디부터 막을지 혼자 정하기 어렵다면 서비스 페이지를 먼저 보시고, 우리 회사 상황을 프로젝트 문의로 보내 주세요. 정리가 덜 된 상태여도 괜찮습니다.